THE MOMENT, THE MEMENTO

HP时常会发来所以所谓Tips的“垃圾邮件”（什么？自己订阅的不算？那，好吧），最近看到其中一篇文章（原文链接）还不错，转载之。

在我们繁忙的多任务的世界中，我们自然而然地希望每一分钟的使用都卓有成效。 我们中许多人一天要在会议中花费很多时间，从会议室到董事会的会议室来回都携带着无线电脑笔记本，使用笔记本似乎成了接收电子邮件、进度表和记笔记的明智方式。

但是，一些公司开始制定在会议中”不使用笔记本”的策略，并宣称使用笔记本使效率降低且常引起烦恼。 因此，虽然笔记本已明显成为重要的商务工具，但它们在当今以会议为中心的商务文化中的角色并不那么明确。

考虑到这一点，有几条守则可供会议主持人和出席者参考，以帮助保证会议效率，并将笔记本造成的分心降至最低。

1. 指定”计算机保管人”
笔记本对于商务会议绝对是必不可少的，可用于进行演示或显示其他信息。 且会议常常需要记笔记。但是，通常来说并不是会议室中的每个人都需要计算机进行这些操作，因此，请指定一人承担管理计算机的责任。他或她可以设置和管理设备或记笔记，之后再与其他人分享，这样其他出席者就可以自由地充分参与到会议中。 当然，在下次会议中，其他人可以接管这项工作。

2. 保证会议精简且重点突出
如果与会者知道这次会议他们只需花费有限的时间，且会议有特定的主题、进度表或要作出特定的决策，他们就不太会想或需要携带他们的笔记本。 因此，只要可能，请将会议的时间控制在半小时内，并提供议程，如此可使会议主题和所需的结果明确，然后请严格执行。

3. 尝试使用笔记本以外的工具
如果需要检查和接收电子邮件和访问网络，请使用掌上 PC 或智能手机，可能会更方便且干扰更小。 虽然它们可能无法起到与笔记本完全一样的作用，但连接因特网的智能手机使您可以方便地快速检查更新或发送简短的电子邮件，且不会有任何干扰，或者说不会在您和其他与会者间隔着一个大型的矩形物体。

4. 使用常识和公共意识
如果您确实要在会议期间使用笔记本，请密切注意这一点。 如果您必须记笔记，请试着不时地看一下主持人以表明您在专心听讲。而对其正在演说的内容，请确保您真的在专心听。 在会议中被提问到且回答不出，会让人感到尴尬，原因是您太忙于检查您的电子邮件。此外，还需确保将可能会打扰或转移别人注意力的声音（如电子邮件通知音）关闭或调为静音。

5. 考虑会议类型
如果会议需要许多与会者进行面对面交流，那么显而易见没有人应花费时间去击打键盘，而应该互相交谈。相反，如果是需要与会者立即将信息从数据库中调出，或需要与不在会议现场的同事交流的那类会议，那么使用笔记本是完全可以接受的。请学会区分：何时笔记本是有用且必要的，而何时它是容易分心的。

在具备了一些知识和正确工具的情况下，您很快就可以在会议中只花费少量的时间，而将更多的时间用来做您想要做的事！